"Si eres un líder y no estas cansado de comunicarte, probablemente no estés haciendo un buen trabajo."
Max DePree
Lo que precede fue escrito hace 15 años, e incluso tiene más validez hoy en día. Desafortunadamente, para mucha gente ser un comunicador efectivo no es natural.
Incluso personas que tienen excelentes dotes comunicativas en círculos sociales no son tan efectivas en entornos laborales o de negocios.
En general, todo el mundo puede mejorar su capacidad para comunicarse.
(Cuando leas estos trucos, elige uno o dos para trabajar en ellos durante la próxima semana y mejorar tus dotes comunicativas).
1. Se claro y conciso.
En la comunicación de negocios es vital ser claro y conciso. Tanto si estas haciendo una presentación, escribiendo una carta, o desarrollando un sitio web, debes asegurarte de que tu mensaje es claro y que no gastas más de lo necesario para que llegue tu mensaje. Las personas tienen otras cosas que hacer, y si les haces perder tiempo no te prestaran atención.
2. Entiende a tu audiencia.
Debes conocer tu audiencia para ser capaz de comunicarte efectivamente con ellos. Si vas a una entrevista de trabajo, serás más efectivo si entiendes más sobre la compañía con la que vas a hacer la entrevista. El mismo principio se aplica en cada aspecto de la comunicación en los negocios. Si te comunicas con un cliente potencial o con un cliente tienes que entender lo que buscan. La mejor manera de entender a tu audiencia es haciendo preguntas y escuchando atentamente.
3. Ajusta el mensaje a las necesidades de tu audiencia.
Una vez que entiendes a tu audiencia, asegúrate de que tu mensaje conecta con sus necesidades. No compartas información que pienses que es apasionante, comparte información que se adapte a sus necesidades. Cambia tu forma de comunicarte en ese sentido. Céntrate en los beneficios en lugar de en las características concretas de tu producto o servicio y en beneficios específicos relacionados con las necesidades de tus oyentes.
4. Céntrate en tu audiencia.
Además de escribir sobre las necesidades de tu audiencia, debes escribirte con ellos como el centro de tu escrito. Usa palabras como "vosotros" o "nosotros" en lugar de "yo". Debes evitar el "yo" tanto como sea posible. La excepción a esto es al compartir información negativa. Si compartes información negativa evita el "vosotros" tanto como sea posible.
5. Céntrate en lo positivo.
Cuando escribas y sea posible céntrate en lo positivo. Esto ayudará a crear un ambiente positivo en la comunicación. Esto quiere decir elegir un lenguaje determinado que evite palabras negativas. Por ejemplo en lugar de decir que el 80% de tus ofertas fueron rechazadas, enfatiza que el 20% de tus ofertas se convierten en pedido. Es la misma información, pero es más efectivo centrarse en lo positivo.
6. Admite los errores.
Si tú o tu empresa comete un error, es esencial que aceptes la culpabilidad del error y pidas disculpas. Debes pedir disculpas tan pronto como sea posible. Tu disculpa debe ser sincera. Debes ser cercano y tras la disculpa realizar una acción. Si hay algo que puedes hacer para mejorar la situación de tu cliente, hazlo inmediatamente. Enmendar un error es una oportunidad de impresionar dándoles una buena imagen.
7. No envíes encolerizados e-mail.
Hay veces que es importante que hables con la persona cara a cara en lugar de por e-mail. Cuando estas enfadado o frustrado con alguien o con alguna situación, es vital. Es fácil que palabras de enfado suelen incluso más fuertes por e-mail. Una pequeña diferencia de opiniones puede desencadenar una guerra si se hace por e-mail. Cuando estas enfadado o necesitas ayudar a alguien a que corrija algo, asegúrate de hacerlo de forma directa - bien por teléfono o mejor persona a persona. Permite medir tus palabras con amabilidad, ver su reacción y llegar a un acuerdo sobre la próxima acción.
8. Escucha y haz preguntas.
Una de las facetas de la comunicación más descuidadas es la escucha. La escucha efectiva puede ayudar a aprender más sobre tu audiencia, como compartir tu mensaje y como responder a su mensaje. Debemos siempre tener en mente el gastar más tiempo escuchando que hablando cuando sea posible. El mejor compañero de escuchar es hacer buenas preguntas. En este lugar es donde la filosofía de Covey de "intenta primero comprender y después ser comprendido" entra en juego. Debemos intentar hacer esto en todas las conversaciones.
9. Busca soluciones ganar-ganar.
Otro hábito de los 7 de Covey es buscar una solución ganar-ganar. Cuando te comunicas con alguien, es esencial que busques formas en donde las dos partes ganen. Si sólo tu ganas como resultado de una transacción, no conseguirás hacer negocios con esa persona por largo tiempo. Si ambos ganáis, puedes desarrollar una relación comercial de larga duración, desarrollar las relaciones personales, y conseguir beneficio.
10. Usa historias.
Finalmente, usa historias bien y te comunicaras más efectivamente que de cualquier otra manera. Las historias te permiten conectar con otros y proporcionar un marco para compartir ideas. Si escuchas a los grandes comunicadores comprobaras que siempre cuentan historias, sus mensajes están llenos de historias. Debes usar la misma idea en tu negocio.
Las historias te ayudaran a mejorar tu habilidad de comunicarse efectivamente. Las historias ayudaran a tu interlocutor a recordarte a ti y a tu empresa. Las historias pueden estimular la emoción y hacer que conectes con tu interlocutor. Intenta responder a las preguntas con historias u otras preguntas y tu negocio se moverá hacia adelante.
11. Aprender a escuchar
¿Qué es lo contrario de hablar? La respuesta suena demasiado obvia, escuchar. Nada más lejos de la realidad, normalmente lo contrario de hablar es esperar tu turno para hablar. La mayoría de personas no escuchan con la intención de comprender sino para contestar.
¿Conversación o monólogo colectivo?
Tenemos tendencia a precipitarnos, a arreglar las cosas con un consejo rápido. No nos tomamos tiempo para diagnosticar, para empezar a comprender profunda y realmente a la otra persona. Según Stephen Covey el principio fundamental de las relaciones interpersonales puede enunciarse en su quinto hábito: Procura primero comprender y después ser comprendido.
Aprender el arte de escuchar te ayudará a tener más éxito en tu vida personal y profesional. Puedes desarrollar relaciones más profundas, una conciencia profesional más aguda y un entendimiento más profundo en las relaciones de pareja.
Técnicas para convertirte en un oyente efectivo
1. Conviértete en espejo de la otra persona.
Copia las expresiones y posturas de la otra persona. Actúa como si fueses su imagen en un espejo. Ser su imagen te permitirá sentir lo que sientes y tener un entendimiento más profundo de los sentimientos que van unidos a las palabras.
2. Céntrate en el otro, no en ti mismo.
En una conversación, a veces podemos perdernos en nuestros propios pensamientos: ¿Qué voy a decir después? o pensamientos aleatorios del tipo ¿Qué haré esta noche? ¿Qué pensará de como voy vestido?. El truco es cambiar nuestra atención hacia el que habla. Dale la completa atención, interésate en él y en lo que dice. Se un buen oyente, anima a la otra persona a hablar sobre ella.
3. Practica la escucha activa.
Como hemos comentado es fácil perdernos en nuestros pensamientos o planear una respuesta mientras el otro habla. Practica la escucha activa para centrarte en escuchar.
Repite lo que el otro dice en tu cabeza con tus propias palabras. Interioriza el significado de las palabras.
4. Resume lo que escuchas.
Una técnica consiste en "refrasear" las palabras del que habla y repetírselas. Esto indica que entiendes lo que dice y da una oportunidad al que habla de clarificar sus pensamientos. Lo qué estas diciendo es... Según lo entiendo, intentas expresar...
5. Encuentra el mensaje.
No escuchar sólo con el oído, también con el corazón y el alma. Conecta con el otro. Hay más que palabras. Pregúntate: ¿Qué intenta decir? ¿Cuál es el punto clave?
6. No descuides el lenguaje corporal.
Haz saber al que habla que estas prestando atención y que te importa lo que está diciendo.
7. Haz contacto visual.
Indica que estas prestando atención. Asegúrate de que tus ojos no deambulan por el entorno que hay detrás de la persona. Una técnica es centrarte en un solo ojo, esto indica concentración y te ayudará a mantener la atención.
8. Sonríe.
Cuando nos concentramos, tendemos a no tener expresión facial y esto puede interpretarse como enfado o falta de atención. Recuerda sonreír.
9. Usa hmm, entiendo.
Este tipo de expresiones entre frases indica a la otra persona que sus palabras son oídas y entendidas.
10. Inclínate hacia adelante.
Inclínate ligeramente hacia la otra persona, esto indica que estas interesado en lo que la otra persona dice y que le das todas la atención.
11. Pregunta.
Pregunta para clarificarte. Las personas aman las preguntas, siempre que seas consciente de que no interrumpan el flujo de sus pensamientos. Esto indica que escuchas y que sigues la conversación. Sondea para encontrar información adicional. Algunas buenas preguntas empiezan por: ¿Cómo? ¿Por qué? por ejemplo ¿Cómo sucedió? ¿Y cuál fue tu reacción? ¿Por qué tomaste esa decisión?.
12. No juzgues.
En las conversaciones, a menudo pensamos en argumentos en contra o a favor de lo que el otro dice. Escucha abiertamente reconociendo que la otra persona se está expresando, y dale la libertad de hacerlo. Por otro lado, no nos gusta que nos juzguen cuando hablamos, por tanto ¿Por qué debemos juzgar a los demás?.
13. No interrumpas.
Deja al que habla desarrollar sus pensamientos. No hables hasta que el otro no haya terminado. Si tienes algo que decir, muérdete la lengua hasta que acabe. Se paciente, espera tu turno. Recuerda lo molesto que resulta cuando te interrumpen a ti. Respeta los demás y déjalos terminar. Si te desconcentras cambia la posición del cuerpo. Si ves que tu mente se evade de la conversación, usa alguna de las técnicas comentadas para concentrarte.