IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO
La toma de decisiones en las organizaciones modernas es realizada en grupos o comités de trabajo. Quedan individualizadas en el momentos en que las mismas pasan a formas partes de las bien estructuradas o estándar.
Ventajas y desventajas:
Las decisiones individuales y grupales tienen cada una de ellas sus puntos fuertes, ninguna de las dos es ideal en todas las situaciones. Vamos a analizar las ventajas del trabajo en grupo o comités.
1.- Información y conocimiento más completo:
Un grupo tiene más información que un solo individuo. Por lo tanto los grupos pueden ofrecer mayores aportes, tanto en la cantidad como en la diversidad para la toma de decisiones.
2.- Incrementar la aceptación de una solución:
Muchas decisiones fracasan después de elegida una opinión, debido a que un sector de gente no la acepta como una solución posible. La participación en grupos facilita una amplia discusión y una aceptación más participativa.
Es posible que algunos no estén de acuerdo, pero se permitió su discusión y una vez aceptada ya es un compromiso de todo un conjunto.
Es difícil que los asistentes al grupo de discusión ataquen o dificulten una decisión que ellos ayudaron a desarrollar, las decisiones grupales incrementan la aceptación de la solución final y facilitan su instrumentación.
3.- Incrementan la legitimidad:
Los métodos democráticos son aceptados por todos los componentes de la sociedad. Cuando el proceso es grupal, intervienen todos los aditamentos de los ideales democráticos. Si el tomador de decisiones no consulta a otros antes de tomar una de ellas, el hecho del poder que tiene no le exime de quedar como una persona autoritaria y arbitraria.
Las decisiones grupales no tienen la varita mágica de la perfección, pero sin lugar a dudas son las menos peligrosas y por lo tanto las que tienen un menor nivel de error.
Las desventajas de la toma grupal de decisiones:
a).- Requieren mucho tiempo.-
El reunir al grupo toma su tiempo. Pero si todo está perfectamente organizado, las reuniones estarán programadas de antemano en un espacio de tiempo de como mínimo seis meses.
El resultado es que los grupos consumen mas tiempo en alcanzar un decisión que si un individuo la estuviera tomando solo. - Pero es preferible mayor tiempo (?), y mayor efectividad.
b).- Presiones de aceptación.-
En los grupos existen presiones sociales, el deseo de los miembros del grupo de ser aceptados y por lo tanto ser protagonistas, puede resultar en un intercambio de pareceres condicionado a deseos de una demostración de un liderazgo. -
De todas maneras, el resultado será aceptado en todo o en su mayor parte por todos los asistentes.
c).- Responsabilidad ambigua.-
Los miembros del grupo tienen que compartir la responsabilidad, por lo cual la individualidad se diluye. –
Importan los resultados, no la posible responsabilidad individual.
EFICACIA Y EFICIENCIA
Base de la toma de decisiones.-
El que los grupos sean más efectivos que los individuos depende del criterio que usen para definir la eficacia: en términos de precisión, las decisiones grupales tienden a ser más exactas.
La evidencia indica que, en promedio los grupos toman mejores decisiones que los individuos. Eso no quiere decir, por supuesto, que todos los grupos superen a los individuos.
Si la eficacia de la decisión se mide en términos de velocidad, términos en que gana la decisión tomada por el individuo. Las decisiones grupales se caracterizan por la negociación, la cual consume más tiempo.
Los grupos son más efectivos que los individuos, a pesar de las presiones para conformarse.
Por ejemplo: en la lluvia de ideas se sientan 6 o 10 personas alrededor de una mesa.
El líder del grupo expone el problema de forma clara, con el fin de que todos los asistentes la entiendan. Los asistentes deliberan las posibles alternativas en un tiempo establecido de antemano.
No se aceptan las críticas por la pérdida de tiempo que suponen y lo poco constructivas que pueden ser, lo que si se registra para su discusión y análisis son todas las alternativas presentadas - una por cada uno de los componentes.
Con el fin de crear esas condiciones de trabajo, antes de la reunión se hará llegar a los asistentes una información previa del problema a ser tratado y eso le permitirá crear su propia estrategia para el caso concreto.
La cantidad de asistentes a estos grupos no debe ser menor de 5 y no excederá 15.
A mayor cantidad de asistentes las decisiones son aceptadas de mejor.
Pero una asistencia grande requiere una mayor coordinación y tiempo en la preparación.
Se aconseja que sean números impares (5, 7, 9). Esta cantidad de asistentes permite que todos intervengan en forma activa y por lo tanto defender su propuesta.
Se establecerá un tiempo máximo a cada uno de los asistentes en la defensa de sus puntos de vista.
La reunión del grupo tiene que tener una hora de comienzo y una hora de finalización.
MEJORAMIENTO EN LA TOMA GRUPAL DE DECISIONES
Cuando los miembros de un grupo tienen confrontación física e interactúan entre sí, tienden a autocensurarse y presionar a otros miembros del grupo hacia la conformidad de opinión.
Se sugieren dos técnicas para hacer que el proceso de la toma grupal de decisiones logre el mayor potencial.
Técnica nominal de grupo.-
El grupo nominal distribuye la discusión a la comunicación impersonal durante el proceso de toma de decisión, de donde le viene el nombre de Técnica nominal de grupo. Todos los miembros del grupo están presentes, como una Junta tradicional de comité con la excepción de que se solicita a los miembros que operen en forma independiente. Se siguen los siguientes pasos:
Paso uno: Los miembros son informados con anterioridad del tema a ser tratado, se le da a cada uno individualmente un tiempo (mínimo 24 horas) para poder fijar sus ideas sobre el problema.
Paso dos: Al celebrarse la reunión, cada uno de los miembros expresa su idea sobre el problema siguiendo un turno previamente establecido, se registran todas las ideas resumidas en un pizarrón. No existe discusión hasta que sean expuestas las ideas de todos los asistentes.
Paso tres: Se empiezan a cambiar opiniones sobre las distintas ideas puestas a consideración.
Paso cuatro: Cada uno de los asistentes asigna una calificación a cada una de las ideas (de 1 a 10 por ejemplo). La decisión final estará determinada por la idea con calificación total más alta.
La principal ventaja de esta técnica es que permite al grupo reunirse de manera formal, pero no se restringe el pensamiento independiente.
Técnica Delphi.-
Esta alternativa es más compleja y necesita un periodo mayor de tiempo. Es similar a la nominal con la excepción de que no requiere la presencia física de los miembros del grupo.
Esta técnica nunca permite a los miembros del grupo encontrarse frente a frente. Sus características son:
1.- El problema es identificado y se pide a los miembros que den soluciones potenciales a través de cuestionarios diseñados de una forma explícita.
2.- Cada miembro completa el primer cuestionario en forma anónima e independiente.
3.- Los resultados del primer cuestionario son compilados en una oficina central, donde son traspasados y reproducidos.
4.- Cada miembro recibe una copia de los resultados.
5.- Después de ver los resultados se piden nuevas soluciones a los miembros. Los resultados de ese nuevo formulario generan soluciones o provocan cambios en la posición originaria.
6.- Se repiten los pasos 4 y 5 con la frecuencia necesaria hasta alcanzar el consenso.
Esta técnica aísla a los miembros del grupo y los libera de la influencia excesiva de los otros.
Este método toma mucho tiempo, además de no desarrollar la amplia gama de alternativas que se logran con los grupos interactivos o nominales. Las alternativas que podrían salir de la comunicación cara a cara pueden no surgir jamás.
La toma de decisiones en las organizaciones modernas es realizada en grupos o comités de trabajo. Quedan individualizadas en el momentos en que las mismas pasan a formas partes de las bien estructuradas o estándar.
Ventajas y desventajas:
Las decisiones individuales y grupales tienen cada una de ellas sus puntos fuertes, ninguna de las dos es ideal en todas las situaciones. Vamos a analizar las ventajas del trabajo en grupo o comités.
1.- Información y conocimiento más completo:
Un grupo tiene más información que un solo individuo. Por lo tanto los grupos pueden ofrecer mayores aportes, tanto en la cantidad como en la diversidad para la toma de decisiones.
2.- Incrementar la aceptación de una solución:
Muchas decisiones fracasan después de elegida una opinión, debido a que un sector de gente no la acepta como una solución posible. La participación en grupos facilita una amplia discusión y una aceptación más participativa.
Es posible que algunos no estén de acuerdo, pero se permitió su discusión y una vez aceptada ya es un compromiso de todo un conjunto.
Es difícil que los asistentes al grupo de discusión ataquen o dificulten una decisión que ellos ayudaron a desarrollar, las decisiones grupales incrementan la aceptación de la solución final y facilitan su instrumentación.
3.- Incrementan la legitimidad:
Los métodos democráticos son aceptados por todos los componentes de la sociedad. Cuando el proceso es grupal, intervienen todos los aditamentos de los ideales democráticos. Si el tomador de decisiones no consulta a otros antes de tomar una de ellas, el hecho del poder que tiene no le exime de quedar como una persona autoritaria y arbitraria.
Las decisiones grupales no tienen la varita mágica de la perfección, pero sin lugar a dudas son las menos peligrosas y por lo tanto las que tienen un menor nivel de error.
Las desventajas de la toma grupal de decisiones:
a).- Requieren mucho tiempo.-
El reunir al grupo toma su tiempo. Pero si todo está perfectamente organizado, las reuniones estarán programadas de antemano en un espacio de tiempo de como mínimo seis meses.
El resultado es que los grupos consumen mas tiempo en alcanzar un decisión que si un individuo la estuviera tomando solo. - Pero es preferible mayor tiempo (?), y mayor efectividad.
b).- Presiones de aceptación.-
En los grupos existen presiones sociales, el deseo de los miembros del grupo de ser aceptados y por lo tanto ser protagonistas, puede resultar en un intercambio de pareceres condicionado a deseos de una demostración de un liderazgo. -
De todas maneras, el resultado será aceptado en todo o en su mayor parte por todos los asistentes.
c).- Responsabilidad ambigua.-
Los miembros del grupo tienen que compartir la responsabilidad, por lo cual la individualidad se diluye. –
Importan los resultados, no la posible responsabilidad individual.
EFICACIA Y EFICIENCIA
Base de la toma de decisiones.-
El que los grupos sean más efectivos que los individuos depende del criterio que usen para definir la eficacia: en términos de precisión, las decisiones grupales tienden a ser más exactas.
La evidencia indica que, en promedio los grupos toman mejores decisiones que los individuos. Eso no quiere decir, por supuesto, que todos los grupos superen a los individuos.
Si la eficacia de la decisión se mide en términos de velocidad, términos en que gana la decisión tomada por el individuo. Las decisiones grupales se caracterizan por la negociación, la cual consume más tiempo.
Los grupos son más efectivos que los individuos, a pesar de las presiones para conformarse.
Por ejemplo: en la lluvia de ideas se sientan 6 o 10 personas alrededor de una mesa.
El líder del grupo expone el problema de forma clara, con el fin de que todos los asistentes la entiendan. Los asistentes deliberan las posibles alternativas en un tiempo establecido de antemano.
No se aceptan las críticas por la pérdida de tiempo que suponen y lo poco constructivas que pueden ser, lo que si se registra para su discusión y análisis son todas las alternativas presentadas - una por cada uno de los componentes.
Con el fin de crear esas condiciones de trabajo, antes de la reunión se hará llegar a los asistentes una información previa del problema a ser tratado y eso le permitirá crear su propia estrategia para el caso concreto.
La cantidad de asistentes a estos grupos no debe ser menor de 5 y no excederá 15.
A mayor cantidad de asistentes las decisiones son aceptadas de mejor.
Pero una asistencia grande requiere una mayor coordinación y tiempo en la preparación.
Se aconseja que sean números impares (5, 7, 9). Esta cantidad de asistentes permite que todos intervengan en forma activa y por lo tanto defender su propuesta.
Se establecerá un tiempo máximo a cada uno de los asistentes en la defensa de sus puntos de vista.
La reunión del grupo tiene que tener una hora de comienzo y una hora de finalización.
MEJORAMIENTO EN LA TOMA GRUPAL DE DECISIONES
Cuando los miembros de un grupo tienen confrontación física e interactúan entre sí, tienden a autocensurarse y presionar a otros miembros del grupo hacia la conformidad de opinión.
Se sugieren dos técnicas para hacer que el proceso de la toma grupal de decisiones logre el mayor potencial.
Técnica nominal de grupo.-
El grupo nominal distribuye la discusión a la comunicación impersonal durante el proceso de toma de decisión, de donde le viene el nombre de Técnica nominal de grupo. Todos los miembros del grupo están presentes, como una Junta tradicional de comité con la excepción de que se solicita a los miembros que operen en forma independiente. Se siguen los siguientes pasos:
Paso uno: Los miembros son informados con anterioridad del tema a ser tratado, se le da a cada uno individualmente un tiempo (mínimo 24 horas) para poder fijar sus ideas sobre el problema.
Paso dos: Al celebrarse la reunión, cada uno de los miembros expresa su idea sobre el problema siguiendo un turno previamente establecido, se registran todas las ideas resumidas en un pizarrón. No existe discusión hasta que sean expuestas las ideas de todos los asistentes.
Paso tres: Se empiezan a cambiar opiniones sobre las distintas ideas puestas a consideración.
Paso cuatro: Cada uno de los asistentes asigna una calificación a cada una de las ideas (de 1 a 10 por ejemplo). La decisión final estará determinada por la idea con calificación total más alta.
La principal ventaja de esta técnica es que permite al grupo reunirse de manera formal, pero no se restringe el pensamiento independiente.
Técnica Delphi.-
Esta alternativa es más compleja y necesita un periodo mayor de tiempo. Es similar a la nominal con la excepción de que no requiere la presencia física de los miembros del grupo.
Esta técnica nunca permite a los miembros del grupo encontrarse frente a frente. Sus características son:
1.- El problema es identificado y se pide a los miembros que den soluciones potenciales a través de cuestionarios diseñados de una forma explícita.
2.- Cada miembro completa el primer cuestionario en forma anónima e independiente.
3.- Los resultados del primer cuestionario son compilados en una oficina central, donde son traspasados y reproducidos.
4.- Cada miembro recibe una copia de los resultados.
5.- Después de ver los resultados se piden nuevas soluciones a los miembros. Los resultados de ese nuevo formulario generan soluciones o provocan cambios en la posición originaria.
6.- Se repiten los pasos 4 y 5 con la frecuencia necesaria hasta alcanzar el consenso.
Esta técnica aísla a los miembros del grupo y los libera de la influencia excesiva de los otros.
Este método toma mucho tiempo, además de no desarrollar la amplia gama de alternativas que se logran con los grupos interactivos o nominales. Las alternativas que podrían salir de la comunicación cara a cara pueden no surgir jamás.
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