Como lograr reuniones exitosas

Tipos de reuniones

Distintas clasificaciones:

En función de objetivos:

· Informativas (transmisión de información con o sin ronda de preguntas).

· Participativas (ronda de aporte de ideas):

· Ejecutivas (para llegar a acuerdos y conclusiones).

· No ejecutivas (en búsqueda de aporte de ideas).

En función de método y protocolo:

· Formales (convocatoria formal, con calendario programado, importante por su contenido o por su método).

· Informales (forman parte del trabajo cotidiano y se improvisan conforme a las necesidades del momento).

En función del personal asistente o convocado:

· De comunicación interna (personal propio)

· De comunicación externa (Ej. Sectoriales)

Ambas pueden ser, según sus objetivos:

· Reuniones de trabajo (planificar una actividad)

· Simples asambleas (de carácter reivindicativo)

Elementos de una reunión

· Objetivos

· Tiempo

· Contenidos

· Asistentes o Convocados

· Elementos distorsionantes de una reunión

Objetivos:

Son los fines, motivos o propósitos que desencadenan la necesidad de la reunión en forma mediata. Mientras que el desencadenante es más inmediato.

Se plantean a priori y se debe evaluar las posibilidades de conseguirlos en base a:

· Los medios de que disponemos

· El tiempo (de la reunión y el que tenemos para cumplir el objetivo)

· Las personas (rol, capacidad ejecutiva, etc.)

· Tiempo (duración)

· El tiempo de una reunión estará condicionado por:

· Los contenidos a tratar u orden del día

· El lugar de convocatoria

· El método de la reunión y su protocolo

· Los pactos previos (que se hubieran establecido para la celebración de la reunión. Ej. debate en TV)

Tiempo

“NO DEBERIA SER NUNCA MAYOR A 45 MINUTOS”

Tiempo (momento) El momento en que se realiza una convocatoria dependerá de muchas circunstancias, P. Ej.:

· Que se trate de una reunión de trabajo y se deba realizar durante el horario laboral

· Que se sepa elegir el momento idóneo que le sea cómodo a un número mayor de gente

· Del interés de la reunión, etc.

Contenidos

Los contenidos de una reunión u orden del día estarán en función de:

· Los objetivos

· La empresa

· Los aportes de los participantes (dentro u fuera del orden del día)

· El lenguaje como vehículo de comunicación

Asistentes o convocados

Se debe considerar la capacidad ejecutiva de los mismos en función de su rol, actividad, trabajo, responsabilidad o representatividad, así como su predisposición natural y carácter.

En base a ello se deberá determinar el lenguaje y la confección de la estrategia.

Elementos distorsionantes de una reunión

· Presencias y ausencias: Analizar el porqué de las mismas si no hay justificación manifiesta. Si las ausencias superan el 10% debemos rever el interés por la misma

· Acuerdos y pactos previos. Tener especial cuidado cuando fueron condición para la realización de la reunión

· Redacción del acta. Toda acta de reunión puede llegar a manos no deseadas, por lo que deberá ser objetiva, clara y neutra

Metodología de una Reunión

¿Que entendemos por “Protocolo”?

El diccionario define a la palabra protocolo como “la ordenada serie de las escrituras, matrices y otros documentos que un notario autoriza o custodia”. También, como “el acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático”, Y por extensión, a los “cuadernos de actas relativos a una ceremonia diplomática”.

Sin embargo, en la actualidad, entendemos el protocolo como “la metodología que ha de seguir cualquier evento público o del que haya que dejar constancia”. Así que el concepto se ha instalado en todo evento que comprometa y de cuya actuación haya que dar fe, con actuación de notario o sin él, pero con una persona que actúe como tal (Secretario de Actas o Secretario de Reunión).

Protocolos:

· Protocolo de la convocatoria (texto de la carta o contenido)

· Protocolo del envío (tramite)

· Protocolo de conducción de la reunión (moderación, incluye redacción del acta)

Protocolo de la convocatoria

El método de una reunión o protocolo se inicia con la convocatoria de la misma, que será “formal” o “informal”, atendiendo a la cultura empresaria, a los objetivos y contenidos, y a la estrategia diseñada.

La convocatoria constará de:

· Un saludo y una introducción explicativa

· Un orden del día

· Una solicitud de asistencia justificada en función de la persona y del rol.

· Una fecha

· Un lugar

· Una hora

· Una despedida

Protocolo de la forma de envío

· Telefónicamente, si es informal

· Por correo electrónico sin respuesta obligada, si no es formal.

· Por correo normal, si no es formal.

· Por correo electrónico (con respuesta obligada), si es formal

· Por fax (con petición de devolución de respuesta), si es formal .

· Por correo certificado, si la convocatoria es formal.

· Por mensajero (con firma de recepción de la persona porque si es por otra, puede no enterarse), si la convocatoria es formal.

· Por correo con certificación interna de fecha (envío administrativo), para acentuar la formalidad

· Por notario, si es determinante para juicio posterior.

No se descarta la buena perspectiva que ofrece llamar telefónicamente a los convocados después del envió para comprobar la recepción y receptividad o sensibilidad al hecho.

Protocolo de la reunión

· Salutación de asistentes

· Mención de las ausencias

· Mención de representaciones (personas convocadas y rol)

· Planteamiento de los objetivos

· Orden del día (el moderador debe seguirla con rigor).

· Moderación de la participación en función del tiempo (atender a la participación de todos en forma equitativa)

· Conclusiones parciales a cada debate o participación.

· Conclusión final (resumen de las anteriores y base del acta de reunión)

· Propuesta de contenido del acta de reunión.

· Incidencias (particularidades o circunstancias que no forman parte del programa o que lo distorsionan)

Etapas de una reunión.

La etapa previa

Para la preparación consciente de una reunión, debemos analizar o preguntarnos:

§ ¿Quién comunica?

§ ¿Qué comunica?

§ ¿A quién comunica?

§ ¿Cómo comunica?

§ ¿Cuándo comunica?

§ ¿Dónde comunica?

§ ¿Con qué efecto o para qué comunica?

§ ¿Con qué resultados previsibles?

Las correspondientes respuestas a estas preguntas nos darán las pautas para la organización de la reunión.

El “que” nos responderá a la trascendencia o no de lo comunicado y condicionará el hecho de que la reunión sea formal o informal.

El “a quien” se comunica nos vendrá determinado por los roles y por los líderes de grupo.

El “como” será una respuesta condicionada por las anteriores (protocolo y contenido)

El “cuando” en la misma medida, estará condicionado por los “quienes” y el “donde”. Y este último vendrá dado por las necesidades y las disponibilidades.

Con que efectos o “para que”, responde a los objetivos, necesidades y/o causa de la reunión. Y la consideración de “resultados” nos remodelará la planificación en una segunda revisión.

La conducción

Ya hemos hablado de la necesidad de una participación ordenada, de un debate participativo y prolífico, que nos lleven a un consenso objetivo.

Para conseguir esos fines es imprescindible una buena moderación con método, buena capacidad expresiva, y comunicativa, y un espíritu del moderador que se muestre plural y objetivo.

El moderador, sin perder el tono amable, no ha de ceder en su rigidez (de tiempo, intervenciones, ronda y contenidos).

Una actuación objetiva, ética y con método que busca el consenso sin perjudicar a ninguna de las partes invita a la colaboración y ese es el secreto para conseguir pactos y buen entendimiento.

El desarrollo

§ Recepción de asistentes

§ Introducción o parlamento del moderador.

§ Lectura del texto principal.

§ Ronda de participaciones o intervenciones.

§ Presentación de conclusiones o posturas determinadas de los distintos grupos.

§ Conclusiones o segunda ronda de participaciones (según tiempo, objetivos y contenidos).

§ Conclusiones finales.

§ Votación (si es pertinente).

§ Propuesta del contenido del acta.

§ Agradecimientos y despedida.

Posibles incidencias

§ No asistencias. (es conveniente analizar la metodología de la convocatoria).

§ Falta de participación. (es conveniente analizar: el tipo de personas convocado, sus roles, sus objetivos y nuestra forma expositiva).

§ Participación fuera de contenidos. (son normales, hay que reordenarlas pensando siempre en el tiempo y en cerrar el círculo).

§ Enfrentamientos personales, que hay que salvar. (No se puede bajar la guardia al respecto en ningún momento, para evitar llegar a esos enfrentamientos).

§ Alguien se da por ofendido. (El moderador debe alejar subjetividades y llevar todos los argumentos al terreno de los colectivo y social. No debe dar lugar a alusiones o a que el aludido pueda tener su turno de respuesta. Intentar siempre considerar los roles y no las personas).

Partes o elementos de un Acta

§ Fecha.

§ Lugar.

§ Hora.

§ Entidad convocante.

§ Asistentes.

§ Convocados con ausencias.

§ Orden del Día.

§ Resumen de la exposición.

§ Intervenciones.

§ Acuerdos o conclusiones.

Evaluación

Debemos evaluar los posibles fallos en:

§ La moderación

§ La convocatoria

§ El envío

§ La selección de convocados

§ La participación

§ La interpretación de roles

§ La planificación

§ La exposición

§ La metodología empleada.