El decálogo de una Negociación eficaz

EL DECÁLOGO PARA UNA NEGOCIACIÓN EFICAZ
La negociación es un proceso inherente al ser humano en su relación con los demás.
Se suele presentar no sólo en el plano laboral sino también en la política en la dirigencia social y en el marco de la amistad. entre otros.
La vida familiar es un ámbito que también nos reta a negociar a cada momento. cuando por ejemplo, debemos definir con nuestra esposa los planes para el fin de semana o consensuar con nuestro hijo el horario pava irse a dormir.
Si bien es sabido que no hay una fórmula que aplicada correctamente asegure el éxito en una negociación existen principios que aplicados con inteligencia y flexibilidad potencian la obtención de resultados beneficiosos para las partes.
El secreto de estos principios consiste en tomar distancia de la negociación. a analizar los factores que puedan incidir en su resultado y a partir de un estado de pleno conocimiento de estos últimos generar un plan de acción para hacerlos jugar a favor nuestro o en su defecto, tratar de minimizar el efecto negativo que pudieren tener.
Detallamos a continuación estos diez principios que permiten analizar este tema como un proceso que tiene una etapa previa y una posterior al momento de la negociación en sí. que constituye la etapa restante.
1. Satisfacer necesidades más que posturas
2. Conocer y usar tu poder real, teniendo en cuenta el de la otra parte
3. Posicionarse adecuadamente en el espectro "competitivo-colaborativo"
4. Pensar "a lo grande", sin dejar de ser razonable
5. Desarrollar una estrategia de concesiones
6. Administrar la información
7. Gestionar la relación interpersonal
8. Gestionar el uso del tiempo
9. Realizar una adecuada preparación previa
10. Realizar un balance de la negociación, capitalizar lo aprendido

SATISFACER NECESIDADES MÁS QUE POSTURAS
Al encarar una negociación las partes declaran deseos que por lo general están contrapuestos.
Sin embargo puede ser que las verdaderas necesidades de ambas no estén en realidad tan desalineadas.
Esto tiene su origen en que los deseos expresados no son más que una exteriorización incompleta de tres niveles de necesidades: el relacionado con el tema que se está discutiendo el referido a los intereses personales de los individuos que negocian y finalmente el que tiene que ver con las necesidades de las partes que el negociador pueda estar representando.
Es así que por citar un ejemplo. en la negociación entre un cliente y su potencial proveedor puede haber un desacuerdo inicial por el precio del insumo y sin embargo ambas empresas quieren entablar una relación a largo plazo y sus respectivos empleados obtener un bonus adicional como premio.
Lo que nos puede ayudar a marcar en forma precisa las necesidades que llevamos a una negociación es el pensar como vamos a medir el exito de esta. Por otra parte es imprescindible conocer también las necesidades de la otra parte. para saber si están efectivamente contrapuestas con las nuestras y cuáles son los márgenes que tenemos para negociar.
Un buen consejo para explorar estas necesidades es escuchar activamente y formular preguntas adecuadas.
Pase de una actitud de centrarse sólo en "Ml PARTE" a centrarse también en "SU PARTE".
Explore las necesidades básicas: transfiera la atención hacia intereses, opciones y criterios.
Siéntase cómodo en el juego de las posturas: conocer sus básicas es el antídoto perfecto para llevar por la teatralidad.
Haga preguntas que ayuden a resolver el problema.
El proceso de identificación de necesidades y la búsqueda de puntos negociables para satisfacer estas necesidades a menudo da lugar al descubrimiento de una solucion creativa duradera.

CONOCER Y USAR TU PODER REAL, TENIENDO EN CUENTA EL DE LA OTRA PARTE
El poder de las partes es uno de los protagonistas siempre presentes en toda negociación que hay que tener muy en cuenta.
Sin embargo. hay que ser cauteloso al momento de reconocerlo.
El poder de una parte no debe ser considerado por la otra como algo estático y absoluto, contra el cual nada se puede hacer.
Por el contrario, siempre el poder es relativo, dadas las circunstancias de la negociación. el entorno que la envuelve, quiénes y cómo son los negociadores. a quién representan y quiénes son las terceras partes que influyen.
Para reforzar este punto podemos decir que existen diversas fuentes de poder.
La primera de ellas es el poder personal, que tiene que ver con las características persuasivas y exploradoras del negociador, así como de su experiencia.
Otro tipo de poder es el de la empresa representada en el proceso. su nivel de desarrollo, su imagen y su influencia.
En tercer lugar tenemos el poder situacional.
El resultado de una negociación puede variar de acuerdo al lugar en el que se lleve a cabo ésta, es decir, de acuerdo a quien oficie de “local".
El tiempo es ocasionalmente otra fuente de poder, cuando no hay ningún apuro para una de las partes. o cuando la otra está sumamente apremiada.
Por último. la quinta fuente es vital, ya que permite tener un parámetro de “cuánto vale la pena" la negociación.
Se denomina “MAAN" (mejor alternativa a un acuerdo negociado), y se refiere a la alternativa que le queda a las partes en caso de que no se cierre exitosamente la negociación.
Por ejemplo, si estoy negociando el precio de compra de determinado producto, hoy provisto por un proveedor determinado, con un nuevo proveedor que me envió una propuesta, mi MAAN será seguir comprándoselo al proveedor original, al precio actual.
La MAAN es una fuente muy sutil de poder, en tanto por lo general no es del conocimiento de la otra parte. que debe explorarla.
Asimismo, debemos estar atentos a que, con el afán de cerrar una negociación. no concedamos mas allá de nuestra propia MAAN.
A menudo tiene más poder de lo que piensa.
Tómese el tiempo para identificar todas las fuentes posibles de poder que pueda utilizar en la negociación: personal, sorpresa, organizacional, institucional y obstrucción.
Desarrolle elevadas MAAN (Mejor alternativa a un Acuerdo Negociado)
Piense en el tiempo como fuente de poder.
Y nunca olvide las fuentes de poder de la otra parte.

POSICIONARSE ADECUADAMENTE EN EL ESPECTRO COMPETITIVO-COLABORATIVO
Existe un espectro en el que se mueven todas las negociaciones. según el posicionamiento que tomen las partes implicadas.
En uno de los extremos, se encuentran los negociadores netamente “competi­tivos”. que consideran que como resultado del proceso deberían “ganar" algo que la otra parte necesariamente tendría que “perder".
Se trata entonces de un concepto de torta" que debe ser repartida entre ambas partes, con nulas posibilidades de ser agrandada.
En el otro extremo del espectro, se sitúan los negociadores puramente “colaborativos” que por el contrario creen que ambas partes pueden ganar al terminar el proceso, que la torta es “agrandable” y que se debe ayudar a la otra parte para el logro de sus objetivos.
Ninguno de estos casos es necesariamente siempre correcto.
Hay situaciones en las cuales conviene tomar una postura decididamente competitiva.
Por ejemplo. en situaciones donde la negociación es puntual. sin posibilidades de repetirse en un futuro. o cuando se sabe de antemano que no es posible generar alternativas que satisfagan las necesidades de ambas partes.
Por otra parte, la negociación colaborativa tiene espacio cuando las partes cuentan con voluntad de formar una relación a largo plazo. o si el paquete a negociar está formado por un conjunto de diferentes factores, todos negociables.
Sin embargo. lo importante es saber ser flexible para moverse en toda la gama de grises de este espectro. de acuerdo a lo requerido por la negociación en cada momento para llegar a los objetivos planteados.
El planteamiento o toma de posiciones es la forma de identificar y enmarcar la cuestión a negociar.
El planteamiento debe incluir un razonamiento de apoyo, y debe servir como tema recurrente a lo largo de la negociación.
No confunda la toma de posiciones con la "toma de posturas".
Tan importante como el “posicionamiento” es el estar preparado para el “contra-posicionamiento”.

PENSAR "A LO GRANDE", SIN DEJAR DE SER RAZONABLE
Al momento de encarar una negociación, es conveniente establecer metas altas, que permitan cerrar el acuerdo en un punto todavía favorable a nosotros. en caso de que las concesiones sean inevitables.
Si establecemos metas muy cercanas a nuestra verdadera necesidad, tendremos poco margen para negociar y nos veremos forzados a parecer intransigentes. con todo el perjuicio que esto traería a la negociación.
No obstante. hay que ser equilibrados, porque si nuestras propuestas son irrazonables, la otra parte puede resentirse, negándose a continuar negociando o tomando una posición hostil.
Es posible en este caso que para cerrar el acuerdo debamos hacer concesiones demasiado grandes. lo que puede parecer poco serio y dejar precedentes para negociaciones futuras.
Es aconsejable explorar con creatividad las necesidades de la otra parte antes de establecer las metas. porque existe la posibilidad de cerrar un acuerdo aún más favorable de lo que hubiéramos esperado.
Las metas altas pueden rebajarse con cautela e inteligencia. pero las bajas son muy difíciles de subir.
Las aspiraciones ambiciosas permiten disponer de márgenes para negociar.
Las aspiraciones "RAZONABLES" se pueden bajar aún más, pero es extremadamente difícil elevarlas.
La investigación ha demostrado que una persona que entra en negociación con metas ambiciosas recibe más que aquellas que comienzan con expectativas mas modestas, siempre que las expectativas de la primera sean “RAZONABLES”.

DESARROLLAR UNA ESTRATEGlA DE CONCESIONES
Lo más trabajoso en una negociación, lo que realmente decidirá si llevamos nuestros objetivos a buen puerto, es lograr planear y saber ajustar luego durante el proceso una estrategia de concesiones creativa.
Es poco probable que nuestras necesidades sean satisfechas por la otra parte en su totalidad no más las establezcamos.
Lo más usual es escuchar contra argumentos. que nos obligarán a explorar con inteligencia el camino para llevar nuestras necesidades y las de la otra parte a una zona de confort. sin tener que hacer concesiones sustanciales.
Es necesario explorar estas concesiones de acuerdo al valor que tienen para ambas partes.
Es posible que un determinado factor sujeto a negociación no sea de gran importancia para nosotros. y sin embargo sea esencial para la otra parte.
Ceder en este factor entonces. nos mostramos flexibles v Generará confianza.
Por otra parte las concesiones deben hacerse gradualmente, disminuyéndolas a medida que nos acercamos a nuestros objetivos, y únicamente después de asegurarse de que la otra parte se las merece.
Debemos evitar la actitud de que si la otra parte concede, nosotros tenemos que hacerlo también.
Las concesiones no deben ser tan grandes como para señalar debilidad ni tan escasas como para provocar un punto muerto.
Desarrolle sus concesiones dando un orden de prioridad según el valor de estas concesiones para usted y para la otra parte.
Reduzca las concesiones a medida que vaya acercándose a su objetivo.
Haga las concesiones poco a poco y a desgano, y únicamente después de asegurarse de que la otra parte se las merece.

ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información con la que disponemos en una negociación es un recurso que tenemos que manejar con cuidado.
De nosotros depende que éste juegue a nuestro favor o en nuestra contra.
Compartir información genera confianza y reduce la incertidumbre, pero también puede exponer las debilidades de las partes dejándolas sin poder.
Es así que conforme avanza la negociación debemos explorar creativamente la información de la otra parte, formulándole preguntas, escuchándola y haciéndole ver que ha sido escuchada.
Otro método para obtener información es observar el lenguaje corporal.
Esto nos brindará una idea de las necesidades que la otra parte trae consigo, de su nivel de ansiedad, sinceridad y poder.
Al mismo tiempo no tenemos que dejar de cuidar nuestra propia información, procurando evitar contestar preguntas delicadas, y apoyando nuestras ideas con buenos argumentos. hechos y datos.
Comprenda su información con tal profundidad que le permita presentarla y discutirla de manera eficaz.
Muchas veces, esto significará información que pueda dar ventaja a la otra parte y comunicar información que le dé la ventaja a usted.
Proporcione información a la otra que apoye su posición.
Aproveche cada oportunidad para conseguir nuevos datos durante el curso de la negociación.
NEGOCIADORES EFECTIVOS PASAN MÁS TIEMPO ESCUCHANDO QUE HABLANDO.

GESTIONAR LA RELACION INTERPERSONAL
En una negociación no sólo se pone en juego el tema propio a negociar. sino también cuentan las percepciones. emociones v valores de los involucrados.
Uno de los inconvenientes más difíciles que deben afrontar las partes es separar el problema de la persona.
El secreto está en focalizarnos en el problema a resolver. manteniendo una comunicación eficaz, con una adecuada empatía y flexibilidad y generando confianza para facilitar el proceso de explorar, escuchar, persuadir y confrontar.
Esto sólo. provocara heridas en su autoestima difíciles de superar durante el resto del proceso. y alejará la discusión del tema en concreto.
Sea suave con las personas y sea duro con el problema.
Advierta, no amenace. No debemos atacar innecesariamente a la otra parte.
Tenga en cuenta si se trata de una relación puntual o continuada.

GESTIONAR EL USO DEL TIEMPO
El tiempo disponible para negociar es una variable que. o bien debemos tomar como fuente de poder. o en su defecto no dejar que nos perjudique.
Cuando comienza a agotarse el tiempo para una negociación. la tensión de ésta aumenta.
Sin embargo, debemos utilizar esta tensión como estímulo de nuestra creatividad para encontrar soluciones positivas y no como origen de la desesperación y de concesiones absurdas.
A veces es conveniente frenar un proceso de negociación “atascado" no perdiendo más tiempo y solicitando un cuarto intermedio para pensar y evaluar nuevas alternativas.
Esto puede permitir descomprimir la situación y obtener una solución beneficiosa a partir de un análisis más tranquilo y objetivo por parte de los involucrados.
Si el tiempo no es una de sus fuentes de poder, no deje tampoco que lo perjudique.
No se deje llevar por el pánico al límite; por el contrario, sea creativo.
Utilice el "permítame ver si entendí”. Cuente hasta diez. No decida en la mesa.
Pida pasar a un cuarto intermedio pensar para pensar en nuevas alternativas.

REALIZAR UNA ADECUADA PREPARACIÓN PREVIA
Para llevar a cabo una negociación exitosa es necesario realizar una preparación previa responsable y en la medida de lo posible exhaustiva, va que debemos apreciar que gran parte del resultado del proceso puede definirse a partir de lo realizado en esta etapa.
Esta preparación consiste en analizar la forma en que se presentarán los principios enumerados, anticipando las necesidades propias y las de la otra parte. y planeando una adecuada estrategia de concesiones. para lograr durante la negociación encontrar el camino para satisfacer dichas necesidades.
A través de una preparación sólida podemos detectar con anticipación las fuentes de poder propias y de la contraparte. y también analizar la información a compartir.
Pregúntese:
¿Cuáles son mis verdaderas necesidades?
¿Cuál es mi MAAN?
¿Cuáles son mis otras fuentes de poder?
¿Qué pasaría si....?
¿Cuál es el impacto de tal decisión...?
Elabore el trato. Ensaye. Utilice una planilla de trabajo. Prepárese con otras personas.
Evalúe los estilos de negociación de las otras partes.
Analice los límites superiores e inferiores a alcanzar.
Espere sorpresas.

REALIZAR UN BALANCE DE LA NEGOCIACIÓN PARA CAPITALIZAR LO APRENDIDO.
Tan importante como una buena preparación previa a la negociación es la autoevaluación que debemos realizar una vez ésta terminó.
Con objetividad, y a través de un repaso mental del proceso. es útil respondernos preguntas que sirvan para establecer una síntesis de nuestra actuación, y sentar bases de mejora para oportunidades futuras. que permitan transformar conocimientos aprendidos en habilidades constatables.
Entre los puntos a considerar. uno básico es el resultado que obtuvimos.
¿Fue éste mejor que nuestra MAAN?
En caso negativo. significa que perdimos la objetividad en busca de cerrar algún acuerdo.
Otras preguntas que debemos hacernos son:
¿Mejoramos la relación con la otra parte?
¿Cómo se desarrollaría una negocia­ción futura con ella?
¿Sentamos bases para una relación estable?
¿Logramos un resultado permanente y práctico?
¿Hemos capitalizado conoci­mientos útiles con esta negociación?
¿Hemos cubierto ambas partes nuestras necesidades?
¿Es tamos ambas partes satisfechas?
¿Están mis necesidades satisfechas?
¿Qué haré de distinto la próxima vez?
La negociación en un proceso de mejora continua.
Aprenda, aprenda, aprenda.

0 comentarios:

Publicar un comentario